Literaturverwaltung mit JabRef

JabRef bietet alles, was man zur Verwaltung, Sortierung und Suche einer umfangreichen Zitatliste benötigt. Die Oberfläche ist umfangreich und bietet aufgrund der Eingabemasken leichten Zugriff auf alle Möglichkeiten (Felder), die das BibTeX- (BibLaTeX)-Format bietet (folgender Download-Link, fett markierte Einträge werden oft genutzt).

Beim Anlegen einer neuen Bibliothek (Menüpunkt Datei|Neu) sollte man einen Blick in die Eigenschaften der Bibliothek werfen (Menüpunkt Bibliothek). Dort lassen sich im Tab "Allgemein" sowohl die verwendete Zeichencodierung als auch der grundsätzliche Modus der Bibliothek (BibTeX oder biblatex) festlegen. Als neueres Format sollte biblatex genutzt werden – dazu nur 4 Gründe: biblatex unterstützt nativ Unicode, biblatex bietet mehr Eintrags- und Feldtypen, biblatex braucht nur einen Durchlauf zum Kompilieren (BibTeX braucht 2), biblatex erlaubt die Verwendung des Backends "biber", mit dem man die Formatierung des ausgegebenen Literaturverzeichnisses vernünftig in den Griff bekommt.

Neue Einträge werden über den Plus-Button in der oberen Leiste angelegt, woraufhin man sich für einen Eintragstyp entscheiden muß. Typische Vertreter sind article (Zeitschriftenartikel) oder book (Buch). Eine Übersicht über die Eintragstypen stelle ich hier bereit (folgender Download-Link; fett markierte Einträge werden oft genutzt). Neben dem manuellen Eingeben von Informationen (Autor, Titel, Seitenzahlen usw.) können auch bestehende Literaturdatenbanken aus anderen Formaten importiert oder auf Internet-Bibliothekskataloge zugegriffen werden.

Die Datenbankdatei selbst (Dateiendung .bib) ist eine einfache Textdatei, die auch mit einem beliebigen Editor bearbeitet und durchsucht werden kann.

An dieser Stelle ist es mir unmöglich, einen vollumfänglichen Einstieg in JabRef darzustellen. Stattdessen verweise ich auf die ausführlichen und bebilderten Einführungen des JabRef-Projekts selbst (in englischer Sprache):

• Schnelleinstieg (Link)
• Ausführliche Dokumentation (Link)

Es lohnt sich!

• Verlinkte PDFs können wahlweise auch inhaltlich durchsucht werden, sofern eine Texterkennung (OCR) vorliegt.
• Es gibt einige Sonderfelder, mit denen man Einträge weiter kennzeichnen kann: Lesestatus (überflogen, gelesen), Druckstatus, Bewertung (5 Sterne) u.a.
• Es können eigene (nicht-standardisierte) Eintragstypen mit einer individuellen Felder-Belegung definiert werden.
• Neben der dateibasierten Datenbank kann auch der Zugriff auf eine PostgreSQL-Datenbank eingerichtet werden (Mehrbenutzer-Datenbank).
• Module zur Qualitätskontrolle: Duplikatsuche und -zusammenführung, Integritätschecks (korrekte Felder-Formatierung und Eingaben, defekte Dateiverknüpfungen, Übereinstimmung Zitierschlüssel mit Feldangaben, unmaskierte Steuerzeichen (&), falsches ISBN-Format) u.a.
• Einträge können gruppiert werden – entweder manuell per Drag & Drop oder automatisiert durch Vorgabe eines bestimmten Schlagworts in einem bestimmten Feld. Auch lassen sich Farben und Gruppensymbole zuweisen. Farbmarkierungen einer Gruppe erscheinen dann z.B. neben dem Literatureintrag in der Liste.

Ein Hinweis: Da in JAVA programmiert, kann das Programm zuweilen recht arbeitsspeicherhungrig sein!

Es ist – abhängig vom Eintragstyp – zwischen erforderlichen und optionalen Feldern zu unterscheiden. Die erforderlichen Felder sollten auch so behandelt werden, wie sie heißen, d.h. hier wird ein zwingender Eintrag erwartet, da ggf. später beim Kompilieren des TeX-Dokuments die Sortierung oder Formatierung des Literaturverzeichnisses oder der Inline-Zitate nicht richtig funktioniert. Wesentlich ist die Hinterlegung möglichst vieler Feldinhalte (einschl. Stichwörter); der später verwendete Zitierstil bestimmt dann über das Darstellen/Weglassen und die Formatierung bestimmter Felder.

Jeder Eintrag hat einen einzigartigen, möglichst kurzen Schlüssel ohne Umlaute oder Sonderzeichen. Es bietet sich an, Teil der Autorenschaft, des Erscheinungsjahres und des Titels anzugeben, z.B. Schmidt1998-Pleistocene. Der Schlüssel kann auch automatisch per Knopfdruck erzeugt werden. Wie der Schlüssel aufgebaut wird, kann in den JabRef-Einstellungen festgelegt werden. Die automatische Schlüsselerzeugung hat den Vorteil, daß keine Redundanzen entstehen: Gibt es bereits einen Schlüssel Schmidt1998 in der Datenbank, wird automatisch der Schlüssel Schmidt1998a erzeugt.

Für die Eingabe von Personennamen (Felder author oder editor) bietet sich folgende Schreibweise an: Vorname Nachname, mehrere Personen getrennt durch and:

Hans Schmidt and Ulrich Wedel and Fred Günzel

Initialen werden mit einem Leerzeichen separiert:

H. J. Schmidt and P. U. Geert and Leopold M. Kimmel

Bei einer unbekannten Anzahl von Mehrautoren kann der Ausdruck and others genutzt werden (wird später je nach Zitierstil als »et al.« ausgegeben):

Hans Schmidt and others

Sollen Namensbestandteile zusammengehalten werden, müssen sie in geschweifte Klammern eingefaßt werden, weil sie sonst als 2. Vorname gelesen werden:

Gerd {von Hagestolz} and Just {van den Geldern}

Akademische Titel werden nicht eingegeben: Hans Schmidt NICHT Dr. Hans Schmidt

Der später verwendete Zitierstil beeinflußt dann, ob Vornamen zu Initialen verkürzt werden, wie viele Initiale gezeigt werden und auch den Abstand zwischen den Initialen.

Der Titel eines Werks wird im Feld title eingetragen. Alternativ kann das Feld subtitle für die Aufnahme eines Untertitels genutzt werden. Bibliographisch ist diese Eingabevariante sauberer, aber der Untertitel wird abhängig von der Auswahl des Zitierstils ggf. nicht angezeigt oder exportiert.

Achtung! Manche Zitierstile wandeln automatisch Großbuchstaben in Kleinbuchstaben um (manche Zeitschriften stehen auf so etwas). Aus Eigennamen oder deutschen Substantiven werden dann im kompilierten Literaturverzeichnis unsinnige (und bibliographisch falsche) Kleinschreibweisen (Beispiel: "Die geologie der alpen"). Um dem entgegenzuwirken (wenn man denn so einen Zitierstil nutzen muß), kann man den gesamten Titel oder die zu schützenden Großbuchstaben in geschweifte Klammern einfassen. In den JabRef-Einstellungen kann auch festgelegt werden, daß für bestimmte Felder der dort eingegebene Inhalt automatisch in geschweifte Klammern eingefaßt wird. Der dritte Weg: Rechtsklick auf den Titel-Feldinhalt -> "schützen". Der generelle Umgang sollte jedoch der Verzicht auf solche Mogelstücke sein: Ein Zitierstil, der den originalen Inhalt der Datenbank nicht wiedergibt sondern nachträglich verändert, ist dumm und unnötig.

Bei Publikationen mit einem Bezug zur Biologie oder Paläontologie erscheinen oft Artennamen im Titel (Gattung und Epitheton). In wissenschaftlichen Kreisen werden diese besonderen Ausdrücke durch Kursivierung hervorgehoben, z.B. Homo sapiens. Bei der Eingabe in JabRef sind diese Wörter in eine entsprechende TeX-Umgebung einzufassen, beispielsweise \textit{Homo sapiens} oder \em{Homo sapiens}

Der Zeitschriftenname (Feld journaltitle, ggf. Feld journalsubtitle) wird ausgeschrieben eingegeben. Für die abgekürzte Variante gibt es das Feld shortjournal. In den JabRef-Einstellungen kann per Knopfdruck zwischen beiden Varianten gewechselt werden. Auch lassen sich eigene Abkürzungslisten im CSV-Format ergänzen, auf die JabRef zugreift. Später bestimmt der verwendete Zitierstil, ob ein Zeitschriftentitel in Lang- oder Kurzform erscheint.

Zahlenfelder: Im Feld Auflage (edition) wird eine ganze Zahl eingetragen, z.B. 5, nicht 5th oder 5. (je nach Zitierstil wird ggf. ein ». Auflage« angehängt). Dasselbe gilt für die Gesamtseitenanzahl (Feld pagetotal): 296, nicht 296 S., und die Felder Band (volume) und Nummer (number). Seitenzahlen (Feld pages bei Zeitschriften oder Buchteilen) werden mit einem einfachen Bindestrich und ohne Leerzeichen getrennt: 23-47. Der korrekte Gedankenstrich (Halbgeviert) wird dann beim Kompilieren mit BibLaTeX erzeugt.

Datumsfelder/Erscheinungsjahr (Felder year und date): Hier gilt die ISO-Schreibweise, also JJJJ-MM-DD, z.B. 2012-04-12 (12. April 2012), oder auch 2019-12 (Dezember 2019), im einfachsten Fall nur das Jahr.

Notizfelder, Stichwort-Felder und Abstract-Feld: das alles sind Felder, die frei befüllt werden können. Insbesondere erscheint verlockend, in das sog. Abstract-Feld per Copy & Paste den zusammenfassenden Absatzblock am Kopf jedes Zeitschriftenartikels zu kopieren. Ich rate von diesem Vorgehen zwingend ab, weil damit die Suche bei der Eingabe einfacher Stichwörter ständig anschlagen würde bzw. man müßte einen Feldnamen mitgeben, um zu sinnvollen Such-Treffern zu gelangen, z.B. titel=pleistocene AND author=Müller. Viel Text bläst auch nur den Umfang der Datenbank unzweckmäßig auf. Ohnehin lassen sich die Wörter des Abstracts per Volltextsuche finden (kleines Augen-Symbol neben dem Suchfeld).

Stichwörter sind nur dann nützlich, wenn sie sinnvolle Ergänzungen darstellen. Hier sind zu unterscheiden (a) Abkürzungen/Ausschreibungen, (b) Synonyme, (c) Schreibweisen-Varianten und (d) übergeordnete Kategorien:

• (a) Stichwort = "Trinkwassereinzugsgebieteverordnung", wenn im Titel lediglich "TrinkwEGV" steht.
• (b) Stichwort = "Pegel", wenn im Titel "Messstelle" steht.
• (c) Stichwort = "Paleogen", wenn im Titel "Paläogen" steht.
• (d) Stichwort = "Altlast", wenn im Titel "Deponie" steht. Oder Stichwort = "Quartär", wenn im Titel "Weichsel-Kaltzeit" steht.

Nicht sinnvoll ist die Keyword-Liste für Übersetzungen (Stichwort "Gestein", wenn im Titel "rock" steht; Bohrung/drilling, Ton/clay usw.